POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

Operatorul datelor cu caracter personal este:

SPOT CC S.R.L.

Sediu social: Dumbrăvița, str. Petofi Șandor nr. 98, cam. 1, jud. Timiș

Nr. Registrul Comerțului: J2026036556009

CUI: 54824915

Website: www.spotcc.ro

E-mail pentru solicitări privind datele personale: support@spotcc.ro

În continuare denumită „SPOT”, „Compania” sau „Operatorul”.

Politica se aplică persoanelor care:

• accesează website-ul spotcc.ro;
• utilizează aplicația sau platforma SPOT CC;
• completează un formular de contact;
• contactează SPOT prin telefon, e-mail, WhatsApp sau alte canale;
• efectuează o rezervare;
• încheie un contract de închiriere;
• utilizează o locație SPOT;
• intră în zone supravegheate video;
• interacționează cu reclamele sau campaniile online SPOT, în măsura în care și-au exprimat consimțământul pentru tehnologiile respective.

În funcție de modul în care interacționați cu platforma SPOT, putem prelucra următoarele categorii de date.

3.1. Date de identificare

Pot include:

• nume și prenume;
• adresă de domiciliu;
• seria și numărul cărții de identitate;
• CNP, atunci când este necesar pentru încheierea și executarea contractului;
• alte date de identificare necesare raportului contractual.

Nu solicităm mai multe informații de identificare decât sunt necesare pentru scopul pentru care sunt colectate.

3.2. Date de contact

Pot include:

• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• adresă de corespondență;
• informațiile furnizate prin formularul de contact;
• conversațiile necesare administrării rezervării sau contractului.

3.3. Date privind rezervarea și contractul

Pot include:

• containerul rezervat;
• locația;
• data rezervării;
• data începerii serviciului;
• durata contractului;
• valoarea chiriei;
• garanția;
• istoricul plăților;
• starea contractului;
• anulări;
• notificări;
• incidente;
• solicitări de suport;
• istoricul relevant al relației contractuale.

3.4. Date privind plata și facturarea

Putem prelucra:

• numele titularului plății;
• suma;
• data plății;
• identificatorul tranzacției;
• IBAN, atunci când este necesar;
• datele necesare emiterii facturii;
• informații privind plățile, rambursările și garanțiile.

Atunci când plata este realizată printr-un furnizor extern de plăți, cum ar fi Stripe, datele complete ale cardului bancar sunt procesate de furnizorul respectiv și nu sunt stocate în mod normal de SPOT.

3.5. Date privind contul și utilizarea Platformei

Dacă utilizați un cont SPOT, putem prelucra:

• identificatorul contului;
• datele de autentificare în formă securizată;
• istoricul rezervărilor;
• informațiile privind contractul;
• preferințele contului;
• activități relevante pentru securitatea contului;
• data și ora anumitor operațiuni.

3.6. Date tehnice

Atunci când utilizați website-ul sau aplicația, pot fi colectate automat anumite informații tehnice, precum:

• adresă IP;
• tipul browserului;
• tipul dispozitivului;
• sistemul de operare;
• data și ora accesării;
• paginile accesate;
• identificatori tehnici;
• informații privind erori și securitatea Platformei;
• date privind interacțiunea cu website-ul.

Unele dintre aceste informații sunt colectate numai după obținerea consimțământului pentru cookie-uri sau tehnologii similare.

3.7. Date privind accesul în locație

Pentru funcționarea și securitatea serviciului putem prelucra informații asociate accesului, precum:

• Containerul atribuit;
• codul sau identificatorul de acces;
• data și ora unor operațiuni de acces, dacă sistemul utilizat înregistrează aceste informații;
• incidente privind accesul;
• resetări sau modificări ale sistemului de acces.

Codurile și mijloacele de acces sunt tratate ca informații confidențiale.

3.8. Fotografii privind predarea și restituirea Containerului

Predarea și restituirea Containerului pot fi documentate prin fotografii cu dată și oră, inclusiv fotografii de tip „time-stamped”.

Aceste fotografii sunt utilizate pentru:

• confirmarea stării Containerului;
• identificarea eventualelor deteriorări;
• soluționarea reclamațiilor;
• justificarea eventualelor costuri de reparație sau igienizare;
• apărarea drepturilor SPOT sau ale Clientului.

Vă recomandăm să evitați includerea inutilă în aceste fotografii a persoanelor sau a bunurilor care conțin informații personale.

Incinta SPOT poate fi supravegheată video în:

• zona de acces;
• spațiile comune;
• perimetrul exterior.

Nu sunt instalate camere de supraveghere în interiorul Containerelor.

Supravegherea video este utilizată pentru:

• securitatea persoanelor;
• protejarea Incintei;
• prevenirea și investigarea incidentelor;
• prevenirea vandalismului și accesului neautorizat;
• constatarea unor incidente;
• protejarea intereselor legitime ale SPOT și ale clienților;
• furnizarea de informații autorităților atunci când există o obligație sau o solicitare legală.

Temeiul principal al acestei prelucrări este interesul legitim al SPOT privind protejarea persoanelor, proprietății și securității Incintei.

Înregistrările video sunt păstrate, în mod obișnuit, pentru maximum 30 de zile.

O anumită înregistrare poate fi păstrată pentru o perioadă mai lungă atunci când este necesară pentru investigarea unui incident, exercitarea sau apărarea unui drept sau pentru îndeplinirea unei obligații legale.

Zonele monitorizate sunt semnalizate corespunzător.

Sistemul CCTV reprezintă o măsură de securitate generală și nu constituie un serviciu individual de pază a bunurilor depozitate.

5.1. Răspunsul la întrebări și solicitări

Date utilizate:

• nume;
• telefon;
• e-mail;
• conținutul mesajului.

Scop:

• răspunsul la solicitări;
• furnizarea informațiilor despre serviciile SPOT;
• pregătirea unei eventuale relații contractuale.

Temeiul poate fi consimțământul persoanei, interesul legitim de a răspunde solicitărilor sau efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea unui contract, după caz.

5.2. Rezervarea și încheierea contractului

Datele sunt utilizate pentru:

• identificarea Clientului;
• efectuarea rezervării;
• încheierea contractului;
• atribuirea Containerului;
• administrarea accesului;
• comunicarea informațiilor necesare utilizării serviciului.

Temei juridic:

Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, prelucrarea necesară pentru executarea contractului sau efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea acestuia.

5.3. Administrarea contractului

Datele pot fi utilizate pentru:

• gestionarea subscripției;
• plăți;
• rambursări;
• garanții;
• notificări;
• suport;
• predarea și restituirea Containerului;
• soluționarea incidentelor.

Temei juridic:

executarea contractului și, după caz, interesele legitime ale SPOT.

5.4. Facturare și obligații contabile sau fiscale

Datele necesare facturilor și evidențelor financiar-contabile sunt prelucrate pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale SPOT.

Temei juridic:

Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, îndeplinirea unei obligații legale.

5.5. Securitatea Platformei și prevenirea fraudelor

Putem prelucra date tehnice, informații privind autentificarea și alte date necesare pentru:

• securizarea website-ului și aplicației;
• prevenirea accesului neautorizat;
• detectarea fraudelor;
• diagnosticarea problemelor tehnice;
• protejarea conturilor utilizatorilor.

Temeiul juridic este interesul legitim al SPOT pentru asigurarea securității serviciilor sale.

5.6. Protejarea și exercitarea drepturilor legale

Datele pot fi păstrate și utilizate atunci când sunt necesare pentru:

• soluționarea reclamațiilor;
• recuperarea sumelor datorate;
• soluționarea unor litigii;
• constatarea daunelor;
• apărarea unui drept în instanță sau în fața unei autorități.

Temeiul juridic este interesul legitim al SPOT de a își proteja și exercita drepturile.

SPOT poate utiliza servicii Google pentru măsurarea traficului, analiza modului de utilizare a website-ului și măsurarea rezultatelor campaniilor.

În funcție de configurarea Platformei, acestea pot include tehnologii precum:

• Google Analytics;
• Google Tag;
• Google Tag Manager;
• servicii Google Ads;
• instrumente de măsurare a conversiilor.

Aceste servicii pot procesa informații precum:

• adresa IP;
• informații despre dispozitiv și browser;
• paginile vizitate;
• durata vizitei;
• interacțiunile cu website-ul;
• sursa prin care utilizatorul a ajuns pe website;
• evenimente precum accesarea paginii de rezervare sau finalizarea unei acțiuni.

Tag-urile de analiză sau publicitate care necesită consimțământ nu vor fi activate înainte de exprimarea consimțământului utilizatorului pentru categoria corespunzătoare.

Temei juridic:

Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, consimțământul.

Consimțământul poate fi retras ulterior din setările de cookie-uri.

Tag-urile utilizate exclusiv pentru verificarea tehnică a proprietății domeniului, precum tag-urile de verificare Google Search Console, nu sunt în sine utilizate pentru urmărirea comportamentului utilizatorului.

SPOT poate utiliza tehnologii furnizate de Meta Platforms, inclusiv Meta Pixel, pentru:

• măsurarea rezultatelor reclamelor;
• atribuirea conversiilor;
• determinarea faptului că o persoană care a văzut sau accesat o reclamă a efectuat ulterior o acțiune pe website;
• optimizarea campaniilor;
• realizarea de audiențe, în funcție de opțiunile și consimțământul utilizatorului.

Aceste tehnologii pot transmite către Meta informații despre interacțiunea cu website-ul, browser, dispozitiv și anumite evenimente efectuate pe Platformă.

Meta Pixel și celelalte tehnologii de marketing care nu sunt strict necesare sunt activate numai după exprimarea consimțământului corespunzător.

Temei juridic:

Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, consimțământul.

Utilizatorul își poate retrage ulterior consimțământul prin setările de cookie-uri ale website-ului.

Tag-urile Meta utilizate exclusiv pentru verificarea dreptului SPOT de a administra domeniul nu sunt în sine utilizate pentru urmărirea comportamentului utilizatorului.

SPOT poate utiliza datele de contact pentru transmiterea de comunicări comerciale numai dacă există un temei juridic corespunzător.

Atunci când marketingul se bazează pe consimțământ, utilizatorul îl poate retrage în orice moment.

Retragerea consimțământului pentru marketing nu afectează contractul și nu împiedică primirea comunicărilor necesare executării acestuia, precum:

• confirmări;
• facturi;
• notificări de plată;
• coduri de acces;
• informații privind Containerul;
• notificări privind securitatea;
• informații privind încetarea contractului.

Website-ul utilizează cookie-uri și tehnologii similare.

Acestea pot fi împărțite în:

• cookie-uri strict necesare;
• cookie-uri de funcționalitate;
• cookie-uri de analiză;
• cookie-uri de marketing și publicitate.

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate fără consimțământ atunci când sunt necesare pentru furnizarea serviciului solicitat.

Cookie-urile și tehnologiile de analiză sau marketing sunt utilizate numai după obținerea consimțământului, acolo unde acesta este obligatoriu.

Informațiile detaliate privind cookie-urile sunt disponibile în Politica privind utilizarea modulelor cookie disponibilă pe website.

SPOT nu vinde datele personale ale utilizatorilor.

Datele pot fi transmise numai atunci când este necesar către categorii precum:

• furnizori de găzduire și infrastructură IT;
• furnizori care asigură funcționarea website-ului și aplicației;
• procesatori de plăți, inclusiv Stripe, dacă serviciul respectiv este utilizat;
• furnizori de servicii de e-mail, SMS sau comunicare;
• Google, în cazul serviciilor Google activate;
• Meta Platforms, în cazul serviciilor Meta activate;
• furnizori de contabilitate și facturare;
• furnizori tehnici ai sistemelor de acces;
• consultanți juridici;
• contabili, auditori sau alți profesioniști obligați la confidențialitate;
• societăți de asigurare, atunci când este cazul;
• autorități publice, poliție, instanțe sau alte instituții atunci când există o obligație legală;
• alte persoane atunci când divulgarea este necesară pentru exercitarea sau apărarea unui drept.

Atunci când un furnizor prelucrează date în numele SPOT, acesta va fi utilizat în baza unor condiții contractuale și de securitate corespunzătoare.

Unii dintre furnizorii utilizați de SPOT, inclusiv furnizorii internaționali de servicii digitale, pot prelucra date în afara Spațiului Economic European.

Atunci când are loc un astfel de transfer, SPOT urmărește ca acesta să fie realizat printr-un mecanism permis de GDPR, cum ar fi:

• o decizie de adecvare valabilă;
• Clauzele Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană;
• alte garanții recunoscute de legislația aplicabilă.

Datele nu sunt păstrate mai mult decât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate, cu excepția situațiilor în care legea impune o perioadă mai mare.

Solicitări fără contract

Datele din solicitările generale sau mesajele care nu conduc la încheierea unui contract sunt păstrate, în mod obișnuit, maximum:

3 luni de la data mesajului.

Pot fi păstrate mai mult dacă solicitarea generează un litigiu, o reclamație sau alt motiv justificat.

Date contractuale

Datele necesare administrării Contractului sunt păstrate pe durata relației contractuale.

După încetarea acesteia, datele necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi pot fi păstrate, de regulă, până la:

3 ani după încetarea raportului contractual, cu excepția situațiilor în care există un termen legal diferit sau un litigiu în curs.

Documente financiar-contabile

Facturile și documentele care fac parte din evidențele financiar-contabile sunt păstrate conform perioadelor obligatorii prevăzute de legislația fiscală și contabilă.

În prezent, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate sunt păstrate timp de 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, dacă legislația nu impune alt termen.

Fotografii de predare și restituire

Fotografiile asociate contractului sunt păstrate atât timp cât sunt necesare pentru verificarea executării acestuia și, după caz, pentru perioada necesară soluționării unor reclamații, daune sau litigii.

Înregistrări CCTV

Maximum:

30 de zile, în mod obișnuit.

Înregistrările necesare investigării unui incident pot fi extrase și păstrate separat până la finalizarea situației respective.

Date utilizate pentru marketing

Până la retragerea consimțământului sau până când datele nu mai sunt necesare pentru scopul respectiv, în conformitate cu perioadele stabilite intern.

Date tehnice și cookie-uri

Conform duratelor descrise în Politica privind modulele cookie și în instrumentul de administrare a consimțământului.

Anumite informații sunt necesare pentru a putea efectua rezervarea și încheia Contractul.

Dacă datele obligatorii nu sunt furnizate, SPOT poate să nu poată:

• identifica Clientul;
• încheia Contractul;
• procesa plata;
• emite documentele necesare;
• furniza accesul la Container;
• executa serviciul solicitat.

Datele utilizate exclusiv pentru marketing sau analiză nu reprezintă o condiție pentru închirierea unui Container.

SPOT nu utilizează în mod obișnuit procese decizionale exclusiv automatizate care să producă efecte juridice asupra Clientului sau să îl afecteze într-un mod similar semnificativ.

Instrumentele Google și Meta pot realiza analize sau segmentări pentru publicitate conform propriilor servicii și numai în limitele permise de consimțământul acordat de utilizator.

SPOT aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor asociate prelucrării.

Acestea pot include, după caz:

• controlul accesului la date;
• autentificare și administrarea drepturilor de acces;
• utilizarea conexiunilor securizate;
• restricționarea accesului numai la persoanele care au nevoie de date;
• copii de siguranță;
• actualizarea sistemelor;
• măsuri împotriva accesului neautorizat;
• protejarea codurilor și sistemelor de acces;
• proceduri pentru incidente de securitate;
• obligații de confidențialitate pentru persoanele care au acces la date.

Niciun sistem informatic nu poate oferi o garanție absolută împotriva tuturor riscurilor de securitate, însă SPOT urmărește să utilizeze măsuri proporționale cu natura datelor prelucrate.

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi.

Dreptul de acces

Puteți solicita confirmarea faptului că SPOT vă prelucrează datele și puteți solicita acces la acestea.

Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea informațiilor incorecte sau completarea celor incomplete.

Dreptul la ștergere

În situațiile prevăzute de lege, puteți solicita ștergerea datelor.

Acest drept nu este absolut. SPOT poate păstra anumite date atunci când există o obligație legală sau un alt temei juridic pentru păstrarea acestora.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți solicita limitarea temporară a utilizării datelor în situațiile prevăzute de GDPR.

Dreptul la portabilitate

Pentru anumite prelucrări bazate pe consimțământ sau contract și realizate prin mijloace automatizate, puteți solicita furnizarea datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție

Vă puteți opune prelucrării bazate pe interes legitim, în condițiile prevăzute de GDPR.

În cazul marketingului direct, vă puteți opune în orice moment.

Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea este bazată pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere.

Dreptul privind deciziile automatizate

Aveți drepturile prevăzute de GDPR în situația în care ar fi utilizată o decizie bazată exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice sau vă afectează într-un mod similar semnificativ.

Dreptul de a formula o plângere

Dacă apreciați că datele dumneavoastră au fost prelucrate cu încălcarea legislației aplicabile, puteți transmite o solicitare către SPOT.

De asemenea, aveți dreptul de a formula o plângere către:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, ANSPDCP

Website: www.dataprotection.ro

Solicitările privind protecția datelor pot fi transmise la:

SPOT CC S.R.L.

Dumbrăvița, str. Petofi Șandor nr. 98, cam. 1, jud. Timiș

E-mail: support@spotcc.ro

Pentru protejarea datelor, în anumite situații putem solicita informații suplimentare rezonabile pentru verificarea identității persoanei care formulează cererea.

Vom răspunde solicitărilor în termenele prevăzute de legislația aplicabilă.

Dacă furnizați SPOT datele unei alte persoane, trebuie să vă asigurați că aveți dreptul să transmiteți respectivele informații și că persoana respectivă este informată corespunzător, atunci când acest lucru este necesar.

Serviciile de închiriere SPOT sunt destinate persoanelor care au capacitatea legală necesară pentru încheierea unui contract.

SPOT nu urmărește colectarea intenționată de date personale ale copiilor prin intermediul serviciului de închiriere.

Website-ul poate conține linkuri către website-uri sau servicii administrate de terți.

SPOT nu controlează modul în care respectivele servicii independente prelucrează datele personale.

Utilizatorii sunt încurajați să consulte politicile de confidențialitate ale furnizorilor respectivi.

SPOT poate actualiza prezenta Politică pentru a reflecta:

• modificări legislative;
• modificarea serviciilor;
• introducerea unor funcții noi;
• modificarea furnizorilor;
• introducerea sau eliminarea unor instrumente de analiză și marketing;
• modificarea practicilor de prelucrare a datelor.

Versiunea actuală va fi publicată permanent pe www.spotcc.ro.

În cazul unor modificări importante, utilizatorii pot fi informați și prin alte metode rezonabile.

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind datele personale:

SPOT CC S.R.L.

Dumbrăvița, str. Petofi Șandor nr. 98, cam. 1, jud. Timiș

CUI: 54824915

Registrul Comerțului: J2026036556009

Website: www.spotcc.ro

E-mail: support@spotcc.ro